PROFIL SEKRETARIS YANG MEMIMPIN

Suatu organisasi yang ingin melaksanakan perubahan boleh jadi karena respon atas perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal organisasi dan bisa karena perubahan kebijakan pimpinan organisasi (internal). Namun pada hakekatnya semua perubahan selalu mengusik ketenangan dan harmoni yang sudah terjadi karena itu setiap perubahan butuh pemimpin yang benar-benar dipercaya oleh bawahannya dan mampu menarik komitmen mereka.
Ristiyanti Prasetyo dalam bukunya Pengembangan karier Sekretaris mengungkap tiga hal yang dicermati pemimpin organisasi saat mengantisipasi terjadinya perubahan yakni:
Merumuskan tanggung jawab dan prioritas tindakan yang jelas melalui komunikasi yang intensif dan memberikan kebebasan untuk kemungkinan improvisasi
Mendorong pembelajaran tentang kemungkinan-kemungkinan yang bisa terjadi diwaktu mendatang dengan berusaha mendapatkan ide-ide dari bawahannya
Mengaitkan kegiatan-kegiatan masa kini dengan masa mendatang dengan menggunakan system peramalan (forecast) berjangka
Dalam manajemen strategis, struktur organisasi pada hakekatnya merupakan cermin miniature organisasi, mencakup pengertian proses penetapan struktur peran melalu penentuan kegiatan yang harus ditempuh untuk mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi serta bagian-bagiannya, pengelompokan aktivitas, penugasan kelompok-kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertical.
Struktur Organisasi RS Paru Jember tahun 2005 posisi sekretaris dalam kesekretariatan direksi belum ada, sedangkan posisi sekretaris hanya di Instalasi yang pengangkatannya berdasarkan surat keputusan direktur. Bila diamati posisi sekretaris tergolong unik, perbandingannya dengan struktur organisasi tahun 2006 yang baru akan diuji cobakan per-Nopember 2006 dimana sebelumnya posisi sekretaris tidak memiliki bawahan (anak buah) artinya sama dengan sekretaris tidak mempunyai kekuasaan ataupun kewenangan lini yang dimilikinya hanya wewenang membantu orang yang memiliki wewenang lini agar bekerja secara efektif dalam pencapaian tujuan organisasi.

Penuturan Mantan Sekretaris tentang karakteristik job sekretaris
Struktur organisasi menunjukkan kerangka organisasi dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantaranya fungsi-fungsi bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi. Struktur tersebut mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pengambilan keputusan serta ukuran satuan kerja. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut dalam satuan-satuan kerja/unit kerja.
Standardisasi kegiatan merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan sesuai dengan perencanaan. Standardisasi berarti juga menjadikan seragam dan konsisten dalam suatu persyaratan/peraturan yang baku.
Koordinasi kegiatan menunjukkan keterpaduan dan kerjasama dalam melaksanakan kegiatan organisasi secara efektif menuju tercapainya tujuan. Koordinasi juga menunjukkan prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi. Pilihan sentralisasi atau desentralisasi dalam pengambilan keputusan bergantung pada lokasi kekuasaan pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang sentralistik keputusan diambil oleh manajemen puncak, sementara dalam organisasi desentralisasi, wewenang pengambilan keputusan diberikan kepada manajemen tingkat menengah dan bawah. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kolompok kerja.
Seorang sekretaris bekerja untuk atasan tertentu saja, dia diharapkan untuk dapat mendukung pekerjaan atasan dalam meningkatkan prestasinya untuk itu seorang sekretaris haruslah berusaha benar-benar memahami pekerjaan dan tanggung jawab yang diampu oleh atasannya. Sekretaris terus mengikuti segala kegiatan atasan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajerial yang selalu disertai dengan unsur-unsur kepemimpinan. Dalam menjalankan pekerjaan rutin seperti mengetik laporan yang sepintas bisa menjadi pembelajaran yang berarti, bukan hanya mengetik dengan format yang baik tetapi apa yang ditulis dalam laporan seorang manajer dan bagaimana menulis semuanya itu menjadi menu tetap sehari-hari bagi sekretaris, kebiasaan tersebut diatas akan menambah nutrisi bagi kemahiran dan kemampuannya untuk mendapatkan informasi, referent dan expert power kemudian dari waktu ke waktu tugas sekretaris diharuskan memenuhi jadwal kerja dan deadline merupakan bekal pribadi dalam membangun orentasi sekretaris pada efisensi dan efektivitas yang sangat diperlukan bagi pengembang sikap dan kemahiran memimpin pada diri sekretaris di sisi lain salah satu tugas pentingnya mengatur pertemuan. Sekretaris harus mampu melakukan pengambilan keputusan yang tepat dan adil. Dia dituntut untuk menentukan siapa yang berhak menemui atasan, untuk apa dan kapan. Kedekatannya dengan atasan yang cenderung mengarah pada kedekatan antar pribadi memberikan pengaruh yang kuat dalam pengembangan pribadinya. Hal ini ditambah lagi dengan kenyataan bahwa kebanyakan sekretaris menganggap atasannya sebagai figur panutan yang dihormati atau bahkan dijagokan, maka pengaruh yang datang akan lebih mudah diterima dan diserap.
Penuturan sekretaris tentang pengembangan karier sekretaris
Pengembangan karier sekretaris adalah sesuatu yang harus dilakukan untuk kebutuhan dasar akan pengakuan dan aktualisasi diri. Sebagai indicator terkait sukses kinerja sekretaris sebagai individu yang paling dekat dengan atasannya, prestasi sekretaris dengan mudah dapat dilihat langsung oleh atasannya sebagai sekretaris yang berprestasi akan diberi lebih banyak tanggung jawab yang pada akhirnya akan berkembang menjadi tugas pengelolaan suatu proyek.
Berawal dari sinilah sekretaris pada akhirnya dituntut untuk mengikuti pelatihan managerial untuk pengembangan karier demi kemajuan organisasi. Melihat perkembangan dan pengembangan karier sekretaris menuju kedudukkan manajerial atau pemimpin dalam lingkungannya dari berbagai macam perspektif pertama secara visibitity; sekretaris merupakan sosok yang paling kelihatan, dalam arti bahwa posisi sekretaris adalah posisi yang high profile. Kedua, secara wacana; sebagai orang kepercayaaan atasan, seorang sekretaris seakan biasa melihat semua orang, semua anggota organisasi, pejabat maupun bukan, secara transparan. Dia lebih mudah memahami lebih banyak individu yang berbeda dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawabnya. Ketiga, secara sikap sebagai pemain dalam tim dapat bekerja sama dengan semua kalangan baik atasannya maupun anak buah atasannya. Ke-empat, Pemahaman terhadap orang lain; seorang sekretaris dituntut dapat memahami orang lain seutuhnya baik yang tersirat maupun yang tersurat. Kelima, Connection power; sekretaris dapat memperoleh manfaat dari hubungannya dengan berbagai pihak dalam hal mendapatkan dukungan yang diperlukan untuk menaiki jenjang karier. Ke-enam, Information power; sekretaris mendapatkan aksesibitas yang relatif besar dibandingkan karyawan biasa. Tengok siapa sekretaris di lingkungan RS Paru Jember yang berhasil meraih kedudukan manajer seperti yang ditulis Marrs (1984) pada bukunya yang berjudul “Secretary Today, Manager Tomorrow”. Marrs menyebut pengembangan karier sekretaris sebagai “Secretarial Laddership” dimana dia mendorong sekretaris untuk mengambil manfaat dari semua kemudahan yang dia miliki dalam perannya sebagai orang yang paling dekat dengan atasannya. (DK)